【事務担当者必見】工事経歴書の作成で「もう泣かない」ための、劇的に楽にする3つのコツ

1. はじめに：なぜ工事経歴書は「地獄の作業」になるのか？

「決算が終わったと思ったら、次は事業年度終了届……。またあの工事経歴書を作るのか……」建設会社の事務を担当されている皆さま、本当にお疲れ様です。

工事台帳、請求書、日報を突き合わせながら、膨大な工事リストを29の業種ごとに分類し、上位10件を抜き出して、配置技術者を確認して……。この作業、実は建設業事務の中で「最も時間がかかり、精神を削る作業」と言っても過言ではありません。

私は商社時代、数多くの複雑な商流や管理業務を見てきましたが、工事経歴書の作成はコツを掴まないと「無駄な残業」を増やすばかりです。今回は、事務員さんの負担を9割減らすための、明日から使える3つのコツをお伝えします。

2. 基本のキ：そもそも工事経歴書とは？（役割と重要性の再確認）

コツをお話しする前に、一つだけ大切なことをお伝えします。工事経歴書は、単に「役所に提出するだけの書類」ではありません。

実は、以下の3つの役割を持つ「会社の顔」なのです。

許可の維持： 正しく実績を証明できなければ、許可の更新や業種追加ができません。
経審（P点）の根拠： 公共工事を狙う場合、この書類の数字が点数に直結します。
対外的な信用： 銀行融資や元請からの評価において、どんな工事をいくらで受けているかの証明になります。

「とりあえず埋めればいい」という考えで作成すると、後で取り返しのつかないリスクを招くこともあります。

3. 実務編：事務員さんを悩ませる「業種分類」の迷いどころを解決

事務員さんから一番多くいただくご相談が、「社長から渡された発注書を見ても、どの業種に分類すればいいか分からない」というものです。特に、私の得意分野でもある「機械器具設置工事業」と、その他の工種（とび・土工、電気、管など）の境界線は非常に曖昧です。

【例：空調設備工事の場合】 多くの場合は「管工事」に該当しますが、プラント内の大規模な空調システムや、特定の機械と一体化した設備の場合は「機械器具設置」として整理すべきケースもあります。

なぜこの分類が重要なのか？ それは、「実務経験の積み上げ」に直結するからです。将来、新しい業種の許可を取りたいと思ったとき、過去の工事経歴書が正しく分類されていないと、実績として認められないリスクがあります。私は商社時代、数億円規模のプラント建設から細かな部品交換まで、数千件の商流を見てきました。その経験から、単なる書類上の分類ではなく、「許可の維持・発展」を見据えた戦略的な仕分けをアドバイスしています。

4. 本題：工事経歴書作成を劇的に楽にする3つのコツ

コツ①：「締め日」に工事種別を特定してしまう

多くの方が、1年分の資料をまとめてから「えーと、これは管工事？機械器具設置？」と悩み始めます。これが一番時間がかかる原因です。

解決策： 請求書を発行するタイミング、あるいは受注が決まった瞬間に、管理表に「業種（管、とび土工など）」をメモする欄を1つ作ってください。
メリット： 「記憶」が新しいうちに分類しておけば、期末に悩む時間はゼロになります。

コツ②：Excelの「コピペ地獄」を卒業する（商社流・二重入力を防ぐ魔法の管理表）

効率化の第一歩は「工事経歴書を作るための作業」を捨てることです。普段の売上管理表に、特定の項目を追加するだけで、期末の作業は「コピペ」から「ボタン一つ（フィルタリング）」に変わります。

これだけは入れておきたい管理項目（A列〜Z列の例）：

受注日・着工日・完工日（年度またぎの把握に必須）
注文者区分（元請か下請か：経審の評価に直結！）
業種フラグ（自社の許可業種のどれに該当するかをドロップダウンで選択）
配置技術者名（資格の重複チェックを兼ねる）
工事場所（市区町村まで入れておくと、実績アピールに使いやすい）

当事務所では、ITパスポートやDX推進アドバイザーの知見を活かし、御社が今使っているExcelを「そのまま建設業許可対応」にカスタマイズするお手伝いもしています。高額な専用ソフトを導入しなくても、少しの工夫で事務員さんの残業時間は月10時間以上減らせるはずです。

コツ③：「完璧主義」を捨てて、専門家を「ツール」として使う

工事経歴書は、ただ埋めればいいわけではありません。「これはどの業種に振るのが会社にとって得か？」という判断は、事務員さんが一人で悩む必要はありません。

専門家に「判断の基準」を聞く、あるいは「データの整理から丸投げ」することで、事務員さんはより重要な業務や、定時退社に時間を割けるようになります。

5. 応用編：経審で損をしないための「工事名の書き方」テクニック

「事務管理の『セコンド』」としてお伝えしたいのは、工事経歴書は「会社の通信簿」だということです。

例えば、工事名の書き方一つで評価が変わります。「〇〇様邸改修工事」と書くよりも、「〇〇様邸外壁塗装・屋根防水工事（許可業種を明示）」と書く方が、実績としての説得力が格段に上がります。

また、経審（経営事項審査）を受ける場合、完成工事高の振分けミスは、ダイレクトに「P点（点数）」のロスに繋がります。事務員さんが一生懸命作った書類で、本来取れるはずの点数を落としてしまうのは、会社にとって大きな損失です。事務員さんの「入力作業」を、会社の「評価アップ」に変換する。それが、当事務所が提供するサービスの真骨頂です。